Kaukoputki-portaalin käyttöohje

Tilausvaihe 1 - Yhteystiedot

Tähdellä merkityt lomaketiedot ovat pakollisia.

Lähettäjä

• Lähettäjä-tiedot tulevat suoraan järjestelmästä. Yrityksen nimi -kentän pudotusvalikosta voit vaihtaa yritystä/sopimusnumeroa. Vain ne yritykset näkyvät, joihin käyttäjätunnuksellasi on oikeus. Mikäli sinun tarvitsee muuttaa lähettäjätietoja, olethan yhteydessä Kaukoputken käyttötukeemme kaukoputkituki@kaukokiito.fi.
• Yhteyshenkilöksi tulee automaattisesti se käyttäjä, jonka tunnuksella portaaliin on kirjauduttu. Yhteyshenkilön tiedot voit päivittää profiilin kautta.
• Lähettäjän viite -kenttään voit syöttää laskulla näkyvän viitteen. Kenttä on valinnainen, enintään 35 merkkiä. Viite näkyy rahtikirjassa, kollilapussa ja laskussa (rahdinmaksajan mukaan määräytyy, onko laskulla näkyvillä lähettäjän vai vastaanottajan viite).
• Sopimusnumero-kentän pudotusvalikosta voit valita käytettävän sopimusnumeron, mikäli yritykselläsi on useita sopimuksia. Käytettävissä on vain valitun yrityksen tuotekohtainen sopimusnumero.
• VAT-numero -kenttään merkitään Y-tunnus ja ALV. REK koskien Ahvenanmaalle meneviä kuljetuksia. Y-tunnus tulee kirjoittaa muodossa FI+tunnus sekä ALV. REK. Kenttä saattaa antaa virheilmoituksen, mutta se ei estä tilauksen tekoa.
• Käytä eri nouto-osoitetta -valinnalla pääset määrittämään lähettäjätiedoista poikkeavan nouto-osoitteen.
• Rahdinmaksaja-kohdasta valitset lähetyksellesi rahdinmaksajan. Rahdinmaksaja on oletuksena aina lähettäjä. Jos rahdinmaksajaksi valitaan vastaanottaja, vastaanottajan tietoihin on lisättävä vastaanottajan sopimusnumero (kenttä tulee näkyviin valinnan tekemisen jälkeen). Vastaavasti jos rahdinmaksajaksi valitaan kolmas osapuoli, on lisättävä rahdinmaksajan sopimusnumero.

Vastaanottaja

• Vastaanottajan nimi -kenttään merkitään vastaanottavan yrityksen nimi. Voit valita osoitteen vastaanottajan nimi -kentän nuolesta aukeavasta pudotusvalikosta tai kenttään voi aloittaa kirjoittamaan tekstiä, jolloin portaali etsii sopivia osoitteita osoitekirjasta. Osoitteita voi myös hakea suoraan osoitteistosta painamalla kentän oikeassa laidassa olevaa osoitekirja-nappia. Mikäli osoitetta ei ole, kirjoitetaan kenttään osoitteen nimi ja klikataan Tallenna uusi osoite -kuvaketta.
• Yhteyshenkilö-kenttään voit merkitä vastaanottajan yhteyshenkilön, max. 40 merkkiä.
• Puhelinnumero-kenttään kirjataan yhteyshenkilön puhelinnumero, max. 20 merkkiä.
• Sähköposti-kenttään merkitään vastaanottajan sähköposti. Voit lähettää vastaanottajalle lähetyksen seurantalinkin, kun laitat ruksin ”Lähetä seurantalinkki vastaanottajalle” -kohtaan. Linkki lähetetään asiakkaalle, kun lähetystä noudetaan.
• Katuosoite-kenttään merkitään vastaanottajan osoite, max. 40 merkkiä.
• Katuosoite 2 -kenttä, valinnainen kenttä, max. 40 merkkiä.
• Postinumero ja kaupunki -kenttiin merkitään vastaanottavan yrityksen postinumero ja kaupunki. Kun täytät toisen kentän, toinen kenttä täydentyy valinnan mukaan automaattisesti.
• Maakoodi-kentässä valitaan vastaanottavan yrityksen maatunnus.
• Vastaanottajan viite, enintään 35 merkkiä. Viite näkyy rahtikirjassa, kollilapussa ja laskussa (rahdinmaksajan mukaan määräytyy, onko laskulla näkyvillä lähettäjän vai vastaanottajan viite).
• Vastaanottajan sopimusnumero näkyy ja täytetään vain, jos vastaanottaja on rahdinmaksaja.
• VAT-numero, vastaanottavan yrityksen Y-tunnus.
• Osoitetyyppi-kentässä valitset, onko kyseessä yritys- vai yksityisosoite.
• Käytä eri toimitusosoitetta -valinnalla pääset määrittämään vastaanottajatiedoista poikkeavan toimitusosoitteen.

Tilauksen teko vastaanottajana

Kuljetustilauksen voi tehdä myös vastaanottajana. Sinun tulee syöttää yrityksesi tiedot
vastaanottajan tietoihin. Tällöin yrityksesi tiedot ovat sekä lähettäjän että vastaanottajan tiedoissa.

Tilaukselle tulee syöttää poikkeava nouto-osoite valitsemalla Käytä eri nouto-osoitetta.

Tilausvaihe 2 - Kollitiedot

Kollitietojen täytössä tulee huomioida tuotekohtaiset vaatimukset.

• Kolliluku-kenttään merkitset, kuinka monta samanlaista kollia lähetyksessä on.
  • Kaukokiito Paketti -tuotteessa tilauksen kollien yhteismäärä enintään 10
  • Muissa tilauksissa tilauksen kollien yhteismäärä enintään 99
• Kollityyppi-kentän pudotusvalikosta valitset, millainen kolli on kyseessä. Valittavissa on vain tuotteen mukaiset kollit.
• Sisältö – enintään 200 merkkiä. Sisältö tulostuu rahtikirjalle.
• Merkit –Tekstikenttä, joka tulostuu rahtikirjalle ja kollilapulle, max. 30 merkkiä.
• Pituus – annetaan yhden kollin mukaan senttimetreinä, enintään 1350 cm. Kaukokiito Paketti -tuotteen pisin sivu max. 240 cm.
• Leveys – annetaan yhden kollin mukaan senttimetreinä, enintään 260 cm.
• Korkeus – annetaan yhden kollin mukaan senttimetreinä, enintään 300 cm.
• Tilavuus – lasketaan tilaukselle automaattisesti annettujen mittojen mukaan. Kaukokiito Paketti -tuotteen maksimitilavuus on 0,3 m².
• Lavametrit saat lisättyä, kun laitat valinnan "Ei päällelastausta" -ruutuun (ei valittavissa Kaukokiito Paketti -tuotteelle).
  • Kaukoputki laskee lavametrit automaattisesti seuraavissa tapauksissa: Ei päällelastausta -ruutu on rastitettu, FIN-lavan paino on vähintään 462,5 kg, EUR-lavan paino on vähintään 370 kg, TEHO-lavan paino on vähintään 185 kg, VAK on valittuna tai korkeus on yli 120 cm.
  • ”Ei päällelastausta” -valinta tulee automaattisesti, jos kollirivin korkeus on yli 120 cm tai jos kolliriviin sisältyy VAK-rivejä.
  • Jos yhdelläkin kollirivillä on merkitty ”Ei päällelastausta”, tieto tulostuu kuljetusohjeelle.
    
    

• Paino
  • Kaukokiito Paketti -tuotteessa yksittäisen kollin paino enintään 35 kg ja lähetyksen kokonaispaino enintään 100 kg.
  • Muissa tilauksissa ei ole kollikohtaista painorajaa, mutta koko toimituksen painoraja on 52 000 kg.

Lisää kolleja/rivejä saat lisättyä tilaukselle Lisää kolli -ikonista 

Sivun alareunan Yhteensä-kohdassa näkyy toimituksesi kokonaismitat. Huomioi toimitusten maksimikokonaispaino: paketti enintään 100 kg, muut enintään 52 000 kg. Ajantasaiset tuotetiedot löydät sivuiltamme.

Tilausvaihe 3 - Muut tiedot

Kolmannessa tilausvaiheessa valitset toimituksellesi jako- ja noutopäivät sekä mahdolliset lisäpalvelut. Myös kuljetusohjeet lisätään tässä vaiheessa.

• Noutopäivä – oletuksena aikataulun mukaan määräytyvä seuraava mahdollinen noutopäivä. Voidaan valita enintään kolmen kuukauden päähän.
• Jakopäivä – aikataulun mukaan määräytyvä ensimmäinen mahdollinen toimituspäivä. Voidaan valita enintään kahden viikon päähän noutopäivästä.
• Nouto-ohje – tekstikenttä, näkyy rahtikirjalla ja Kaukokiidon tuotannossa, max. 60 merkkiä.
• Toimitusohje – tekstikenttä, näkyy rahtikirjalla ja tuotannossa, max. 60 merkkiä.
• Kuljetusohje – tekstikenttä, näkyy rahtikirjalla ja tuotannossa, max. 350 merkkiä. Huom! Kollilapulle tulostuu ainoastaan 60 merkkiä!
• Maksulliset lisäpalvelut -pudotusvalikosta löytyvät ne maksulliset lisäpalvelut, jotka tuotteelle ja toimituksen postinumeroalueelle on mahdollista ostaa. Tieto halutusta lisäpalvelusta tulee kirjoittaa myös kuljetusohjeisiin. Soittomaksu on mahdollista valita silloin, kun tietoihin on syötetty vastaanottajan puhelinnumero. Kaukokiito Paketti -tuotteeseen kuuluu aina sisäänkanto.

Tilausvaihe 4 - Yhteenveto

Yhteenveto-sivulla näytetään kootusti koko tilauksesi tiedot:

• Lähettäjä, vastaanottaja, nouto- ja toimitusosoite
• Rahdinmaksaja
• Kollitiedot
• Lisäpalvelut
• Voit laskea lähetyksen hinnan Laske hinta -painikkeesta.

Tällä sivulla olevat tiedot tulee tarkistaa ennen tilauksen lähettämistä, ja sinulla halutessasi vielä mahdollisuus muokata tilausta. Lähetä-painikkeella lähetät tilauksesi eteenpäin Kaukokiidolle.

Tilauksen lähetyksen jälkeen eteesi avautuu tilauksen viimeinen sivu, jossa kiitetään
tilauksesta ja annetaan linkit rahtikirjan ja kollilappujen tulostamiseen PDF-muodossa.
Kaukokiito Paketti -tuotteille tulostetaan vain kollilaput. Tulosteiden lähettäminen
sähköpostiin on myös mahdollista "Lähetä kuljetusdokumentit"-napin avulla.

Tilauksen tietoja ei voi muuttaa tilauksen vahvistamisen jälkeen, vaan tilauksen voi ainoastaan perua ja tehdä kokonaan uudestaan. Tilauksen peruutus onnistuu seurannan kautta niin kauan, kun toimituksen noutoa ei ole suunniteltu (tilauksen status on "tilaus vastaanotettu"). Peruuta tilaus -nappi katoaa tämän jälkeen näkyvistä. Kts. lisätietoa kohdasta 4. Lähetysten seuranta.

Seuranta kirjautumattomana

Voit hakea lähetyksiä kirjautumattomana perushaussa rahtikirjanumerolla tai kolli-id:llä. Voit hakea mitä tahansa lähetystä, mutta lähetyksestä on nähtävillä vain rajalliset tiedot tietoturvasyistä.

Kirjautumattomana haku näyttää seuraavat tiedot:

• Lähetyksen lähetys- ja toimitusosoitteen postinumero ja kaupunki
• Nouto- ja jakopäivämäärät päivittyvät tilaukselle kuljetuksen edetessä.
• Lähetyksen tilanne

Seuranta kirjautuneena

Kun lähetyksiä seurataan kirjautuneena, haku löytää ainoastaan ne lähetykset, joissa yrityksesi on joko lähettäjänä, vastaanottajana tai rahdinmaksajana kolmantena osapuolena. Mikäli haluat hakea jotain sellaista lähetystä, jossa yrityksen sopimusnumeroa ei ole käytetty missään edellämainitussa roolissa, tulee haku tehdä kirjautumattomana, kts. kohta Seuranta kirjautumattomana.

Mikäli olet kirjautunut vastaanottaja-tunnuksella, seurannassa näkyvät ne lähetykset, joihin on merkitty puhelinnumerosi vastaanottajan tietoihin.

Perushaku

Voit hakea lähetyksiä perushaussa rahtikirjanumerolla tai kolli-id:llä. Haku palauttaa aina koko toimituksen eli vaikka tekisit haun kollitunnisteella, haku ei näytä yksittäisen kollin tilaa vaan aina koko lähetyksen tilan. Seurannassa näet listauksen lähetyksistä aikajärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan.

 Laajennettu haku

Laajennetussa haussa voit käyttää hakukriteerinä esimerkiksi tilauspäivää, asiakkaan sopimusnumeroa tai paikkakuntaa.

Laajennetussa haussa riittää, että täytät vain ne kentät, joiden mukaan haluat rajata hakua. Seuraavat rajoitukset on kuitenkin hyvä huomioida:

• Sopimus-kenttä on valittavissa vasta, kun Asiakas-kentän valinta on tehty.

• Nimi-kenttää tai mitä tahansa osoite-kenttää (katuosoite, postinumero, paikkakunta) käytettäessä tulee ensin valita osoitetyyppi, jotta osoite huomioidaan haussa.

Seurannan kautta voit tarkistaa lähetyksen kuljetustapahtumat sekä tarkempia tietoja:

• Lähetyksen tiedot -painikkeen kautta voit tarkastaa lähetyksen nouto- ja toimitusosoitteen sekä rahdinmaksajan.
• Tapahtumista näet yksityskohtaisesti kuljetustapahtumat.
• Kollitiedoista löytyvät lähetyksen tavaratiedot.
• Toiminnoista voit tulostaa rahtikirjan ja kollilapun. Rahtikirjan ja kollilapun tulostaminen on mahdollista siihen asti, että lähetys on toimitettu perille. Toimituksen jälkeen toiminnoista on mahdollista tulostaa mobiilikuittaus. Toiminnosta voit myös perua lähetyksen.

Lähetyksen muokkaaminen ja peruuttaminen 

Voit muokata tilausta seurannasta löytyvän Toiminnot-painikkeen kautta. Tilauksen muokkaaminen on mahdollista niin kauan kuin tilaus on vastaanotettu-tilassa. Kun tilaus muuttuu lähetystä ollaan noutamassa- tilaan et voi enää muokata tilausta itse. Tarvittaessa asiakaspalvelumme voi kuitenkin vielä muokata tilausta. Voit olla yhteydessä lähetysten tiedusteluumme numerossa 010 510 1300. 

Voit peruuttaa tilauksen seurannasta löytyvän toiminnot painikkeen kautta. Peruutus on mahdollista niin kauan, kun toimitus on Tilaus on vastaanotettu -tilassa. Peruuta tilaus -nappi poistuu näkyvistä, kun tilauksen status muuttuu. Tämän jälkeen tilauksen voi perua olemalla yhteydessä lähetysten tiedusteluumme p. 010 510 1300.

Muokkaa toimitusta

Voit muokata seuraavia tietoja:

• Nouto- ja toimitusosoitteen puhelinnumero
• Nouto- ja toimitusohje
• Kollitiedot
  • Kollin mitta ja -painotiedot sekä lavametrit
    • Muokkaa tilauksen mitta- ja painotietoja
    • Saat lisättyä lavametrit, kun valitset ”Ei päällelastausta”. Kaukoputki laskee lavametrit automaattisesti annettujen mittojen mukaisesti.
  • Kollimäärä ja -rivit
    • Voit lisätä tilaukseen samankokoisen kollin valitsemalla Lisää samankokoinen kolli. Kollimäärä päivittyy kolliriville ja yhteensä-riville päivittyvät lähetyksen kokonaismitat.
    • Voit lisätä eri kokoisen kollin tilaukselle valitsemalla Lisää uusi kolli eri tiedoilla. Näkymään avautuu uusi kollirivi, johon voit lisätä uuden kollin tiedot.
  • Kollitunnisteet (Kolli-id)
    • Voit lisätä täysin uuden kollitunnisteen
      • Klikkaa Luo kolli-id -painiketta, niin Kaukoputki luo lähetykselle kollitunnisteen. Voit vaihtoehtoisesti lisätä kenttään oman kollitunnisteen.
  • Voit muokata olemassa olevaa kollitunnistetta
  • Voit poistaa olemassa olevan kollitunnisteen.
    • Voit poistaa kollitunnisteen painamalla Poista kolli- nappia. Samalla Kaukoputki päivittää kollien määrän kolliriville

Hinnoittelupalvelun käyttäminen

Hinnoittelupalvelun avulla voit laskea arvioidun hinnan kuljetukselle. Palvelun antama hinta perustuu annettuihin rahditusperusteisiin ja sopimusehtoihin. Lopullinen hinta määräytyy toteutuneiden rahditusperusteiden ja suoritetun kuljetuksen mukaisena. Hinnoittelupalvelu on suuntaa antava, eli todellinen kustannus voi erota hinnoittelun antamasta hinnasta. On aina suositeltavaa täyttää kaikki kentät mahdollisimman realistisen hinnan saamiseksi.

Hinnoittelupalvelussa on käytössä seuraavat kentät:

• Tuote-kentän pudotusvalikosta valitset hinnoittelussa käytettävän tuotteen.
• Sopimus-kentän pudotusvalikosta valitset hinnoittelussa käytettävän sopimuksen.
• Lähettäjän postinumero ja paikkakunta (oletuksena tulee lähettäjän omat tiedot)
• Vastaanottajan postinumero ja paikkakunta
• Kolliluku-kenttään syötetään kollien määrä
  • Kaukokiito Paketti -palvelussa enintään 10
  • Muissa tilauksissa enintään 99
• Kollityyppi
  • Valittavissa tuotetyypin mukaiset kollityypi
• Mitat
  • yhden kollin pituus, leveys ja korkeus 
  • Kun lähetyksen pituus on yli 2,5 m, laskuri lisää automaattisesti kenttämaksun ja pitkäntavaranlisän.
• Tilavuus
  • Kaukoputki laskee automaattisesti tilavuuden annettujen mittojen perusteella. 
  • Kaukokiito Paketti -palvelussa enintään 0,3 m²
• Lavametrit

  • saat lisättyä, kun laitat valinnan "Ei päällelastausta" -ruutuun (ei valittavissa Kaukokiito Paketti -tuotteelle).

  • Kaukoputki laskee lavametrit automaattisesti seuraavissa tapauksissa: Ei päällelastausta -ruutu on rastitettu, FIN-lavan paino on vähintään 462,5 kg, EUR-lavan paino on vähintään 370 kg, TEHO-lavan paino on vähintään 185 kg, VAK on valittuna tai korkeus on yli 120 cm.

  • ”Ei päällelastausta” -valinta tulee automaattisesti, jos kollirivin korkeus on yli 120 cm tai jos kolliriviin sisältyy VAK-rivejä.

  • Jos yhdelläkin kollirivillä on merkitty ”Ei päällelastausta”, tieto tulostuu kuljetusohjeelle.

• Paino
  • Paketti-tuotteessa enintään 100 kg
  • Muissa tuotteissa enintään 52 000 kg
• Noudetaan terminaalista -valintaa käytetään, kun vastaanottaja noutaa lähetyksen jakoterminaalista.
• Tuodaan terminaaliin -valintaa käytetään, kun lähettäjä toimittaa lähetyksen noutoterminaaliin.
• Lisäpalvelut -pudotusvalikosta voit valita lähetykselle maksullisia lisäpalveluja. 

Vaikka kaikki kentät eivät laskurissa ole pakollisia, on suositeltavaa täyttää aina sekä paino, lavametrit että tilavuus. Paina lopuksi Laske hinta -painiketta, jolloin laskuri laskee rahdin kustannukset