Suomen Kaukokiidon rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Kaukokiito Oy (0114330-2)
Teollisuustie 7
33330 Tampere

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhteinen yhteyspiste:
Suomen Kaukokiito Oy
Teollisuustie 7, 33330 Tampere
Puh. 010 5100
Sähköposti: tietosuoja@kaukokiito.fi

Tätä ylläpitää ja siitä vastaa Suomen Kaukokiito Oy. Osoitteeseen tulleet rekisteröityjen mahdolliset kyselyt ohjataan sieltä edelleen oikealle yhtiölle käsiteltäväksi. Vastine rekisteröidylle annetaan yhteisestä yhteyspisteestä.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja suorittaakseen rekrytointitoimenpiteitä ja edistääkseen henkilön työllistymistä. Henkilötietojen käsittelyn peruste on oikeutettu etu ja lisäksi henkilö lähettämällä rekrytointihakemuksen antaa suostumuksensa lähettämiensä henkilötietojen käsittelyyn.

Työnhakijasta voidaan teettää taustaselvityksiä työnhakijan erikseen antamalla kirjallisella suostumuksella, mikäli taustaselvitysten teettämiselle on peruste tehtävän hoitamisen kannalta. Tällaisia tehtäviä ovat mm. lentorahdin käsittelyä koskevat työtehtävät.

Työnhakijasta voidaan teettää hakijan erillisellä suostumuksella soveltuvuusarviointi, mikäli sille on perusteet täytettävän tehtävän kannalta. Soveltuvuusarvioinnin suorittaa aina sertifioitu ja luotettava toimija.

Lähettämällä työhakemuksen tai täyttämällä avoimen hakemuksen Kaukokiitoon, hakija suostuu siihen, että häneen liittyviä henkilötietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Oikeutetun edun peruste

Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Antamiensa henkilötietojen avulla työnhakija edistää mahdollisuuttaan työllistyä. Henkilö voi peruuttaa antamansa tiedot ilmoittamalla siitä: tietosuoja@kaukokiito.fi

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Rekrytointirekisterin tietoja käytetään vain rekrytointitarkoitukseen.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja rekrytoidessaan TalentAdore VRA - rekrytointijärjestelmään.

Yhteisrekisterinpitäjät käsittelevät kukin vain omaan yhtiöönsä osoitettuja rekrytointihakemuksia sekä mahdollisia avoimia hakemuksia ja näiden henkilötietoja. Käsittelyssä kukin noudattaa Tietosuojalakia 2018/1050 ja EU-asetusta 2016/679 (GDPR). Yhteisrekisterinpitäjien välillä on erillinen DPA-sopimus.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjien rekrytointiin osallistuvat henkilöt, sekä mahdolliset rekisterinpitäjän valitsemat rekrytointiin osallistuvat kolmannet osapuolet soveltuvin osin.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän palveluntarjoaja tuottaakseen rekisterinpitäjälle teknistä alustaa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi. Muita mahdollisia henkilötietojen käsittelijöitä voivat olla erilaiset rekrytoinnin apujärjestelmät.

Suostumus

Käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Suostumusta ei tarvita.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Syntymäaika
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Työhistoria
• Koulutustiedot

Mahdollisesti myös:

• valokuva
• referenssitiedot
• työnäytteet

Mahdolliset hakijan omat toivomukset:

• työsuhdemuoto
• työaika
• työskentelypaikkakunta
• palkkatoive sekä muut mahdolliset rekrytoinnin kannalta oleelliset lisätiedot tai muut hakijan hakemuksessaan antamat tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä (työnhakija) itseltään.

Hakijan suostumuksella voidaan hakea lisätietoja muista tietolähteistä, kuten suosittelijoilta tai viranomaistahoilta.

Hakijan erillisellä suostumuksella voidaan teettää myös soveltuvuusarviointi.

Hakijan erillisellä suostumuksella voidaan teettää myös henkilöturvallisuusselvitys. mikäli tehtävänkuva sitä edellyttää.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekrytointirekisterin tietoja säilytetään lähtökohtaisesti 12 kuukautta hakemuksen tallentamishetkestä. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin. Näissä tapauksissa henkilöltä pyydetään erillinen suostumus pidempiaikaiseen säilytykseen.

Talent Communityssa henkilötietoja säilytetään aina 12 kuukautta kerrallaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja luovutetaan vain rekisterin käsittelijöille ja niille tahoille, jotka ovat rekrytoinnin kannalta välttämättömiä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU/ETA-alueella.

Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä teknisesti myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin palveluntarjoaja huolehtii, että henkilötietoja käsitellään tietosuoja- asetuksen vaatimusten mukaisesti ja asetuksen mukainen käsittely on sovittu asetuksen vaatimin tietojenkäsittelysopimuksin.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti sähköisenä. Rekrytoinnin tueksi tulostettuja yksittäisiä hakemuksia säilytetään asiattomien henkilöiden ulottumattomissa ja tulosteet hävitetään rekrytoinnin päätyttyä.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: Sähköinen aineisto

Henkilötietoja säilytetään palveluntarjoajan palvelimilla, jotka ovat suojattuja alan yleisten käytäntöjen ja tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita sekä viranomaisten määräyksiä noudattaen. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella. Tietoja säilytetään ja käsitellään pääosin sähköisesti.

Kerättävä ja käsiteltävä henkilötieto pidetään luottamuksellisina eikä sitä ilmaista muille kuin sitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella rekisterinpitäjän asiakkaille.

Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä, jotka osallistuvat rekrytointiprosessiin. Mikäli henkilö on tallentanut henkilötietoja rekisterinpitäjän rekrytointijärjestelmään, tietojenkäsittelyn ainoa tarkoitus on täyttää rekrytoinnin vaatimat toimenpiteet.

Palveluntarjoaja vastaa teknisestä ja tietoturvallisesta suojauksesta. Palveluntarjoaja voi esimerkiksi teknisissä selvityksissä joutua käsittelemään henkilötietoja. Palveluntarjoajan henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti, luottamuksellisesti ja vain tuottaakseen palvelua.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

• vierailijan IP-osoite
• vierailun ajankohta
• selatut sivut ja sivujen katseluajat
• vierailijan selain

Sinun oikeutesi

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste -toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

GOOGLE ANALYTICS

Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön.

Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google- tililläsi osoitteessa https://www.google.com/settings/ads

Google Analytics -seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chrome-selaimen lisäosalla.

Automaattinen käsittely ja profilointi

Rekisterin henkilötietoihin ei kohdistu automaattista päätöksentekoa, vaan rekrytointipäätökset tekee aina ihminen.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Yhteydenotot: tietosuoja@kaukokiito.fi   

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Yhteydenotot: tietosuoja@kaukokiito.fi

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot: tietosuoja@kaukokiito.fi

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli henkilö toimii yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä, ei henkilötietoja voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja- asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
Puh. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi   
www.tietosuoja.fi   

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi työsuhteen päätyttyä. Yhteydenotot: tietosuoja@kaukokiito.fi