Suomen Kaukokiidon asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Kaukokiito Oy. Tietoja saatetaan luovuttaa Suomen Kaukokiito Oy:n omistajaliikennöitsijöille ja muille Kaukokiito-ketjun yrityksille asiakassopimuksen mukaisten palveluiden ja ketjuliiketoiminnan toteuttamiseksi. Suomen Kaukokiito Oy:n omistajaliikennöitsijöitä ovat Kuljetusliike Ilmari Lehtonen Oy, Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy, Kuljetusliike Taipale Oy ja Kuljetusliike Y. Auramaa Oy.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Suomen Kaukokiito Oy
Teollisuustie 7
33330 Tampere

Puh. 010 5100
Sähköposti: tietosuoja@kaukokiito.fi

Y-tunnus 0114330-2

Rekisterin nimi

Suomen Kaukokiito Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisteriin tallennetaan Kaukokiito-ketjun asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä tietoja. Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen ja tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen sekä palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja laskutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa, tapahtumakutsujen lähettämisessä, mielipide- ja markkinatutkimuksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia yhteistyökumppaneita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja: henkilötiedot, kuten nimi, tehtävänimike, syntymäaika, työnantajan osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, luottotiedot ja sen yrityksen nimi, jota henkilö edustaa. Lisäksi voimme tallentaa myynnillistä taustatietoa sekä tietoja mm. yhteydenpidosta sekä osto- ja tilaushistoriasta.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja asiakkaan välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Päättymisaika määritetään asiakkaan asiakassopimuksen voimassaolon päättymisestä tai viimeisimmästä palvelukontaktista tai yhteydenotosta, johon lisätään viisi vuotta. Laskutusperusteena käytettävät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään tai palvelun tilaajalta. Tietoja voidaan saada myös viranomaisrekistereistä (esim. kaupparekisteri). Lisäksi hyödynnämme verkosta löytyvää avointa yritysdataa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan Suomen Kaukokiito Oy:n omistajaliikennöitsijöille ja muille Kaukokiito-ketjun yrityksille asiakassopimuksen mukaisten palveluiden ja ketjuliiketoiminnan toteuttamiseksi. Suomen Kaukokiito Oy:n omistajaliikennöitsijöitä ovat Kuljetusliike Ilmari Lehtonen Oy, Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy, Kuljetusliike Taipale Oy ja Kuljetusliike Y. Auramaa Oy. Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimeksiantojen hoitamiseksi yhteistyökumppanille.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja saatetaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, jos palvelun tuottaminen sitä edellyttää. Tällöin tietosuojasta huolehditaan tietosuojalainsäädännön ja muiden säädösten mukaisesti.

Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä, joille se on työtehtävien suorittamisen kannalta välttämätöntä.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia, ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan henkilörekistereihimme rekisteröidyllä on erityisiä oikeuksia.

1. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

2. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus saada oikaistua häntä koskeva tieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

3. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

4. Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

5. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä meille.