Kundregister Sekretesspolicy 

Uppdaterad
03.02.2025

Registrator
Suomen Kaukokiito Oy (0114330-2)
Teollisuustie 7
Tampere
33330
0105100

Kontaktperson i frågor som rör registret
Marjo Viitala
Teollisuustie 7, 33330 Tammerfors
Telefon 010 5100
tietosuoja@kaukokiito.fi

Utkastdatum
31.10.2021

Grund för behandling av personuppgifter
Syftet med registret är att föra organisationens kundregister, hantera och behandla kundorder, förfrågningar, serviceförfrågningar och erbjudanden samt hantera kundrelationer. Uppgifterna kan användas för att utveckla verksamheten, för statistiska ändamål och för att producera mer personligt riktat innehåll i våra webbtjänster. Personuppgifter behandlas inom de ramar som dataskyddsförordningen tillåter och förutsätter.

Uppgifterna i registret kan användas i organisationens egna register exempelvis för att visa riktad reklam utan att lämna ut personuppgifter till utomstående. Organisationen kan anlita samarbetspartner för att upprätthålla ett kund- och tjänsteförhållande, varvid delar av registeruppgifterna kan överföras till samarbetspartnerns servrar på grund av tekniska krav.

Uppgifterna behandlas endast för att upprätthålla den personuppgiftsansvariga organisationens kundrelation via tekniska gränssnitt.  Organisationen har rätt att publicera uppgifter i kundregistret som en elektronisk eller skriftlig förteckning, om inte kunden särskilt förbjuder detta. Med förteckning avses i detta fall exempelvis postningsetiketter för direktreklam eller motsvarande. Kunden har rätt att förbjuda att uppgifterna publiceras genom att underrätta den personuppgiftsansvariges kundtjänst om saken, via e-post eller genom att kontakta registrets
kontaktperson.

Grund för berättigat intresse
Den rättsliga grunden för behandlingen är ett avtal. 

Personuppgiftsgrupperna i fråga
Namn, företrädd organisation, kontaktinformation, faktureringsuppgifter. 

Mottagare och mottagargrupper
Registeransvarige, personer/intressegrupper som har åtkomst till personregistret.

Datainnehållet i registret
Personregistret innehåller följande uppgifter:
- personens för- och efternamn
- den organisation som personen företräder
- e-postadress
- kundnummer
- företags-ID
- postadress
- telefonnummer
- webbadress
- IP-adress
- uppgifter om tidigare order
- eventuell tidigare klagomålsinformation
- reservationer och påminnelser
- betalningsinformation
- betalningsanmärkningar
- kontonummer
- information relaterad till serviceordern
- E-post relaterat till serviceförfrågningar
- adressbok som användaren lagrat

Regelbundna informationskällor
Uppgifter fås från de registreringar som kunden har gjort och från anmälningar, serviceförfrågningar, beställningar och transportskadeanmälningar som kunden gör under kundrelationen. Uppdateringar av namn- och kontaktinformation fås även från myndigheter och företag som tillhandahåller uppdateringstjänster.

Uppgifter kan också fås från underleverantörer som har anknytning till användningen eller tillhandahållandet av tjänsten. 

Uppgifter om kundernas övriga aktiviteter i den digitala miljön kan samlas in från samarbetspartnernas webbplatser, informationssystem eller andra digitala källor till vilka man loggar in via en elektronisk inbjudan (länk), genom cookies eller med användning av ID-koder som ges kunderna.

Uppgifterna i kundregistret används endast av organisationen, utom vid anlitande av en utomstående tjänsteleverantör antingen för att tillhandahålla en mervärdestjänst eller som stöd för ett kreditbeslut.

Uppgifter lämnas inte ut utanför organisationen eller till dess samarbetspartner, förutom i ärenden som rör kreditansökan, inkasso eller fakturering samt när lagstiftningen förpliktar till detta. Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen, om det inte är nödvändigt för att säkerställa den personuppgiftsansvariges eller dess samarbetspartners tekniska utförande. Den registrerades personuppgifter utplånas på användarens begäran, om inte lagstiftning, öppna fakturor eller inkassoåtgärder hindrar att uppgifterna raderas.

Lagringsperiod för personuppgifter
10 år från kundrelationens upphörande.

Regelbundna överföringar av information
Uppgifterna i kundregistret används endast av organisationen, utom vid anlitande av en utomstående tjänsteleverantör antingen för att tillhandahålla en mervärdestjänst eller som stöd för ett kreditbeslut.

Uppgifter lämnas inte ut utanför den personuppgiftsansvarige eller till dess samarbetspartner, förutom i ärenden som rör kreditansökan, inkasso eller fakturering samt när lagstiftningen förpliktar till detta.

Den registrerades personuppgifter utplånas på användarens begäran, om inte lagstiftning, öppna fakturor eller inkassoåtgärder hindrar att uppgifterna raderas. 

Dataöverföring utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen, om det inte är nödvändigt för att säkerställa organisationens eller dess samarbetspartners tekniska utförande.

Principer för registerskydd A: Manuellt material
Kontaktinformation som samlas in vid kundevenemang och andra dokument som behandlas manuellt och som innehåller kunduppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen.

Endast bestämda anställda som har undertecknat en sekretessförbindelse har rätt att behandla kunduppgifter som lagrats manuellt.

Vid skyddet och behandlingen av uppgifterna i registret iakttas bestämmelserna och principerna i dataskyddslagen, myndigheternas föreskrifter samt god informationshantering.

Principer för registerskydd B: Elektroniskt material
Endast bestämda anställda inom organisationen och de företag som agerar för dess räkning har rätt att använda och upprätthålla uppgifter i kundägar- och kundregistret. Varje specificerad användare har ett personligt användarnamn och lösenord.
Varje användare har undertecknat en sekretessförbindelse. Systemet skyddas av en brandvägg som skyddar systemet mot inkommande trafik.
Vid skyddet och behandlingen av uppgifterna i registret iakttas bestämmelserna och principerna i dataskyddslagen, myndigheternas föreskrifter samt god informationshantering.

Småkakor
Vi använder cookies på vår webbplats. En cookie är en liten textfil som skickas till och lagras på användarens dator. Användningen av cookies skadar inte användarnas datorer eller filer. Det primära syftet med att använda cookies är att förbättra och personifiera besökarens
användarupplevelse på webbplatsen samt att analysera och förbättra webbplatsens funktion och innehåll.

De uppgifter som samlats in med hjälp av cookies kan också användas för riktad kommunikation och marknadsföring samt för att optimera marknadsföringsaktiviteter. Besökare kan inte identifieras enbart på grundval av cookies. Information som fås med cookies kan emellertid kopplas till uppgifter som eventuellt erhållits av användaren i något annat sammanhang, exempelvis när användaren fyller i ett formulär på vår webbplats.

Cookies används för att samla in följande typer av data:
- besökarens IP-adress
- tidpunkten för besöket
- bläddrade sidor och tiden besökaren sett på sidorna
- besökarens webbläsare.

Dina rättigheter
En användare som besöker vår webbplats har möjlighet att när som helst blockera användningen av cookies genom att ändra sina webbläsarinställningar. De flesta webbläsarprogram ger möjlighet att stänga av cookiefunktionen och radera redan lagrade cookies.
Blockering av cookies kan påverka användningen av olika funktioner på webbplatsen.

GOOGLE ANALYTICS
Från webbplatsen insamlas användarstatistik till tjänsten Google Analytics i syfte att spåra användningen av och utveckla webbplatsen samt planera marknadsföringen. De uppgifter som samlas in kan inte användas för att identifiera en enskild användare eller person.

På sidan tillämpas också insamling av uppgifter om målgrupp och ämnesområde (Google Analytics Demographics), bland annat uppgifter om användarens ålder och kön samt ämnesområden. Du kan ändra inställningarna för insamling av denna information på ditt Google-konto på adressen https://www.google.com/settings/ads.
Om du vill kan du inaktivera Google Analytics-spårningen med ett tilläggsprogram till webbläsaren Chrome.

Granskningsrätt, det vill säga rätten att få tillgång till personuppgifter
Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter som finns i registret om honom eller henne. Begäran om insyn ska göras skriftligen genom att kontakta den personuppgiftsansvariges kundtjänst eller registrets kontaktperson på finska eller engelska. Begäran om insyn ska
undertecknas.
Den registrerade har rätt att förbjuda behandling och utlämnande av sina uppgifter för direktreklam, distansförsäljning och direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar genom att kontakta den personuppgiftsansvariges kundtjänst.

Rätten att överföra data från ett system till ett annat
Den registrerade har rätt att överföra sina egna uppgifter från ett system till ett annat. Begäran om överföring kan riktas till registrets kontaktperson.

Rätten att kräva rättelse av uppgifter
En personuppgift som ingår i registret och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är felaktig, onödig, bristfällig eller föråldrad ska rättas, raderas eller kompletteras. Begäran om rättelse ska lämnas med en egenhändigt undertecknad skriftlig begäran till
organisationens kundtjänst eller till den som upprätthåller personregistret.

I begäran ska preciseras vilka uppgifter som ska rättas och på vilken grund. Rättelsen ska göras utan dröjsmål.
Den aktör från vilken de felaktiga uppgifterna har fåtts eller till vilken uppgifterna har lämnats ut ska underrättas om rättelsen.
Om begäran om rättelse avslås ska registrets ansvarsperson utfärda ett skriftligt intyg, av vilket framgår skälen till att begäran om rättelse avslagits. Den berörda personen kan föra saken till dataombudsmannen för behandling.

Preskriptionsrätt
Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandling av uppgifter, exempelvis om personuppgifterna i registret är felaktiga. Kontakta registrets ansvarsperson.

Rätt att invända
Den registrerade har rätt att begära att få personuppgifter som berör honom eller henne och rätt att begära att personuppgifter rättas eller raderas. Begäran kan riktas till registrets kontaktperson. Om du fungerar som kontaktperson för ett företag eller en organisation kan dina uppgifter inte
raderas under denna tid.

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen, har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten. Du kan också lämna in ett klagomål i den medlemsstat där du har din hemvist eller arbetsplats.

Den nationella tillsynsmyndighetens kontaktinformation:
Dataombudsmannens byrå
PB 800, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors
tfn 029 56 66700
tietosuoja@om.fi www.tietosuoja.fi

Andra rättigheter relaterade till behandling av personuppgifter
Den registrerade har rätt att förbjuda utlämnande och behandling av sina uppgifter för direktreklam och annan marknadsföring, rätt att kräva anonymisering av uppgifterna i tillämpliga delar samt rätt att bli bortglömd.